10 Biggest Event-Mistakes

Konfetti-Kanone

Der Einsatz einer Konfetti-Kanone kann in vielerlei Hinsicht schief gehen: Falsch ausgerichtet oder auch zu früh, zu spät oder gar nicht gezündet, erzeugt der farbenfrohe Papierregen meist ein abruptes Low – als das lang herbeiersehnte Highlight. Das verstreute Konfetti birgt zudem eine gewisse Rutschgefahr auf der Bühne.

Unsere Lösung: Die Konfetti-Kanone steht sinnbildlich für das wichtigste Learning: Übe Abläufe ein. Auch vermeintlich einfache Handgriffe sollten vorab erprobt werden. Verwende dazu am besten eine  Dummykanone. Das erspart dir auch das mühsame Putzen. Apropos Putzen: Sorge dafür, dass das Konfetti vor dem nächsten Programmpunkt von der Bühne entfernt wird.

PowerPoint-Slides

Die Devise «Mehr ist mehr» gilt nicht bei Powerpoint-Slides. Überladene Seiten voller Text und eine zu kleine Schriftgrösse kommen leider immer noch regelmässig vor. Das sorgt dafür, dass der Redner und die eigentliche Botschaft weniger Aufmerksamkeit erhalten, da das Publikum immer mitliest und mit einer Reizüberflutung kämpfen muss.

Unsere Lösung: Reduce to the max. Frage dich immer, was soll das Publikum von deiner Veranstaltung mitnehmen. Fokussiere dich auf wenige Inhalte, die du im besten Fall nur durch Bilder wiedergibst.

Teleprompter

Redner, die eine ungeplante Anekdote anhängen, mögen ein Gewinn fürs Publikum sein, doch sie sind es nicht für den Teleprompter-Operator. Off-Script gehen, kann so manchen durchgetakteten Ablauf ins Wanken bringen.

Unsere Lösung: Platziere eine Person deines Unternehmens, der die Rede und den Redner kennt, beim Operator. So können adhoc Anpassungen erfolgen und der Operator weiss, wo er im Skript hinspringen muss. Zudem ist es ein Irrglauben, dass der Operator die Lese-Geschwindigkeit steuert – dies hängt einzig und allein von der Rede-Geschwindigkeit auf der Bühne ab.

Zeitplanung

Oft gehen Übergänge, Anmoderationen oder Applauszeiten beim Timing vergessen. Am Ende summieren sich diese vermeintlich kleinen Einschübe zu einem ausgewachsenen Delay von bis zu 15 Minuten.

Unsere Lösung: Alle Einleitungen und auch den Applaus einberechnen. Dasselbe gilt auch für Pausenzeiten: Hast du gewusst, dass du bei einem Event mit 200-300 Personen rund 30 Minuten pro Pause einrechnen solltest? Nur so können sich alle verpflegen und erleichtern.

Briefings

Das sind alles Profis! Aus Zeitgründen und falschen Annahmen fallen genaue Briefings für Showpersonen und Moderatoren oft zwischen Stuhl und Bank. Die Folge: Speaker, die nicht wissen, wann und wo sie auf die Bühne müssen und Moderatoren, die sich kurz vor Showbeginn noch in ein neues Thema einlesen müssen.

Unsere Lösung: Auch wenn auf der Bühne alles so leicht aussieht, steckt eine Menge Vorbereitung dahinter. Moderatoren bereiten sich penibel vor. Deshalb ist es essenziell, dass alle Beteiligten frühzeitig bis ins kleinste Detail gebrieft und auf demselben Stand sind. Oft hilft es, Moderationsprofis bereits bei der Inhaltserarbeitung zu involvieren. Zudem heisst auch hier die oberste Devise: Proben!

Möchtest du mehr über die Biggest Mistakes erfahren? Dann höre dir «RADAR – der Habegger Podcast» zum Thema an.

Falsche Formate

Opener, die auf ein schwarzes Frame enden oder unpassende Schriftgrössen auf LED-Wänden: Formate, die fürs Web oder Social Media funktionieren, sind nicht immer showtauglich und können für unschöne Übergänge sorgen.

Unsere Lösung: Lasse deinen Content im Vorfeld – und am besten frühzeitig (siehe Tipp 8) – von einem Profi auf die Showtauglichkeit überprüfen. Wenn du deinen Inhalt zudem als Keynote aufbereitest, dann lassen sich Elemente auch vor Ort an die Gegebenheiten anpassen.

Fehlende Absprachen

Meist sind in der Content-Erstellung verschiedene Ansprechpartner involviert. Die firmeninterne Kommunikationsabteilung und die externe Marketingagentur. Das kann dazu führen, dass Absprachen vergessen gehen und falsche Formate (siehe Tipp 6) ausgeliefert werden.

Unsere Lösung: Je früher die Showcrew mit den Content Creatorn zusammenarbeiten kann, desto eher können die showtechnischen Bedürfnisse berücksichtigt werden. Das verhindert Leerläufe und Fehler. Bei verschiedenen Formaten und Inhalten ist ein gemeinsamer Produktionsplan empfehlenswert.

Kurzfristigkeit

Die Eventbranche ist geprägt von Kurzfristigkeit. Doch man sollte es nicht auf die Spitze treiben. Alles kurz vor knapp erledigen, war noch nie eine gute Lösung und bietet einen optimalen Nährboden für Fehler.

Unsere Lösung: Setze dir Deadlines, rechne genügend Zeit für Unvorhergesehenes ein und beginne besser früher als später mit der Planung. Damit schonst du nicht nur deine Nerven, sondern auch jene der gesamten Showcrew.

Speaker

Monoton, stockend und harzig: Nicht jeder ist der geborene Redner. Und das ist nicht nur anstrengend fürs Publikum, sondern auch Schade um die Botschaft, die dabei völlig zur Nebensache wird.

Unsere Lösung: Löse dich von der Vorstellung, dass eine bestimmte Person wie der Head of oder ein CMO präsentieren muss. Meist findet sich im Team ein geeigneterer Redner, der die Thematik rhetorisch eleganter vortragen kann. Falls das keine Option ist, dann löse die Situation mit einem Interview oder mit einer Gesprächsrunde. Da können auch weniger geübte Redner glänzen und die Fremdscham bei den Zuschauern wird verhindert.

Proben

Eine Eventlocation noch einen Tag länger zu mieten, kostet. Aus diesem Grund wird im Vorfeld an eine Veranstaltung häufig auf Proben verzichtet. Meist hat dies eine Qualitätseinbusse und die vorhergehenden 9 Biggest Mistakes zur Folge.

Unsere Lösung: Was nicht geprobt wird, sollte nicht in die Show. So lautet die oberste Maxime. Proben sind das wichtigste Element und helfen, die meisten Fehler schon im Vorfeld auszumerzen.

Und sollte trotz unseren Tipps etwas schiefgehen: Setze das sympathischste Lächeln aufund mache weiter. The Show must go on!

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