Das Crew Booking ist der Dreh- und Angelpunkt bei Habegger. Die Abteilung sorgt dafür, dass auf jedem Projekt, die richtigen Profis zur richtigen Zeit und am richtigen Ort arbeiten. Ein Einblick in den Arbeitsalltag von Jenny Schenk, Team Leader Crew Booking.
Bis zu dreissig Mal am Tag klingelt das Telefon bei Jenny Schenk. Die 32-jährige Zürcherin mag die Hektik. Jeder Arbeitstag im Crew Booking – Personaldisposition auf gut Deutsch – wartet aufs Neue mit Herausforderungen auf. «Ich liebe die Abwechslung, die Notfälle – wenn man am Abend zurückblickt und mit Stolz feststellt, dass sich alle Probleme gelöst haben», sagt sie.
Kaltstart in die Crew Booker-Karriere
Rückblende. Rund sechs Jahre zuvor im November 2016. Jenny betritt das beeindruckende Foyer von Habegger in Regensdorf. Zufällig hatte sie die Stellenausschreibung als Mitarbeiterin im Backoffice der Telefonzentrale entdeckt. Als Detailhandelsfachfrau ist sie Kundenkontakt gewohnt. Anrufe entgegennehmen: kein Problem. Perfekt also. In der Telefonzentrale ist sie aber nur gerade drei Monate tätig. «In der Dispo brauchten sie Unterstützung, da meldete ich mich kurzerhand», blickt sie zurück. Ins kalte Wasser sei sie geworfen worden. Direkt auf eines der komplexesten Projekte – Weltklasse Zürich.
Jenny hat immer ein offenes Ohr für Mitarbeitende und Freelancer.
Crew Booker sind Schachspieler
Sommer 2022. Mittlerweile zur Team Leaderin aufgestiegen, kann sie nicht mehr viel aus der Ruhe bringen: «Wir sind wie Schachspieler. Nur lösen wir mit cleveren Schachzügen herausfordernde Personalprobleme.» Jedes Mitglied des vierköpfigen Crew Booking-Teams arbeitet für verschiedene, im Dispotool zugewiesene, Projekte. Dabei stellen sie sich zu Beginn stets dieselben Fragen: «Welche Fähigkeiten werden benötigt? Kann die Arbeit intern abgedeckt werden oder muss ein Freelancer gebucht werden? Wie gestaltet sich die Anreise, wird ein Hotel benötigt?» Ein technisches Verständnis ist für die Booker dabei von Vorteil, aber kein Muss.
Wir sind wie Schachspieler.
Kurzfristigkeit in der Live-Kommunikation nimmt zu
Die Disposition gleicht häufig einem Drahtseilakt. Seit dem Ende von Covid hat sich dies verstärkt. Die Kunden möchten sich nicht zu früh auf ein Eventdatum festlegen, die Projektleiter möchten dennoch die besten Arbeitskräfte und die Freelancer oder internen Mitarbeitenden lassen sich ohne konkretes Datum nur schwer buchen. Sprich: Die Kurzfristigkeit nimmt zu. «Unser Team nimmt hier eine Vermittlerrolle ein. Dies ist nicht immer ganz einfach, aber das macht unseren Job aus», meint Jenny Schenk.
Im steten Austausch mit Freelancern
Generell müsse man als Crew Booker eine eher extrovertierte Person sein. Vor Small Talk dürfe man keine Angst haben. «Die Beziehungspflege mit unseren Freelancern ist uns sehr wichtig. Einerseits interessiert uns der Mensch, andererseits schafft es Effizienz», erklärt Jenny. Im Gespräch würde man sehr viel erfahren, sodass sich daraus andere Anfragen ergeben oder erübrigen würden. Das spare Zeit. Und auch ein gewisser weiblicher Charme habe in der männerdominierten Branche seine Vorteile, fügt sie schmunzelnd hinzu.
Das Crew Booking-Team mit Andreas Zwahlen, Jenny Schenk, Mathias Reichert und Nadine Lüthi (von links nach rechts).
Ein Zeichen von Vertrauen
Das vierköpfige Team koordiniert bei Habegger nicht nur Arbeitseinsätze, sondern berät freischaffende Mitarbeitende auch bei administrativen oder privaten Anliegen. «Wir haben immer ein offenes Ohr für unsere Freelancer. Manche schütten bei uns auch ihr Herz aus», erklärt Jenny. Dies sei ein schönes Zeichen von Vertrauen. Nicht immer sei es aber einfach, nach der Arbeit abzuschalten. Ungelöste Probleme oder Personallücken regen immer zum Nachdenken an. Den Fokus auf die Familie legen, helfe meistens. Eines ist für die Team Leaderin dabei klar: «Ich könnte mir nicht vorstellen, nicht zu disponieren.»
